Administrative Officer - European Commission (FGIV, Luxembourg)

About this position

The summary below is published by European Commission on the official vacancy notice. Our own analysis — salary realism, comparable openings, career trajectory, language profile — follows further down the page.

Key responsibilities

According to the vacancy notice, the role centres on the following duties:

• Coordinate the operational functioning of the daycare and study center
• Coordinate the organization of each school year (staff allocation, formation of children's groups based on pedagogical and organizational criteria)
• Manage registration requests and monitor files of children enrolled throughout the school year
• Coordinate the functioning of the educational coordinators team
• Motivate and support all educational staff
• Coordinate relations with parents, respond to their requests and questions
• Maintain relations with different unit partners (European school, ATSEEE, APEEEL, contributions team, CPE managers)
• Ensure monitoring of various administrative data in collaboration with administrative teams

Are you eligible?

Check these requirements from the notice before investing time in an application:

• Experience: Solid experience in management or coordination within a school or childcare facility would be an important asset
• Languages: French (C2), English (B2), Third language (B2)
• Key skills: Excellent organizational, collaboration and planning capacities, Excellent sense of initiative, Great autonomy and stress resistance, Great capacity for analysis and problem-solving, pragmatic and structured approach, Real interest in children, Excellent relational and communication capacities, open-mindedness, empathy, Strong sense of teamwork and customer service, Very good knowledge of administrative procedures, Very good communication capacities internally and externally, both orally and in writing, Good knowledge of office tools and software (Word, Excel)
• Eligibility: Must be a citizen of an EU Member State

Selection process

The notice describes the following selection steps:

• Register in the EPSO permanent database (CAST Permanent) if not already registered
• Submit CV and completed application form in single PDF format to [email protected]

Contract and working arrangements

Contract duration: Type 3bis contract.

Hiring unit: OIL.07 - Centre polyvalent de l'enfance interinstitutionnel Mamer, Luxembourg.

Position details

Reference

EC-2026-OIL-522056

Directorate-General

OIL - Infrastructure and Logistics in Luxembourg

Vacancy Notice

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Last Verified

24 July 2026

Position overview

This is the official EU Careers listing for Administrative Officer at European Commission based in Luxembourg at the FGIV grade level (Contract Agent). The vacancy reference is EC-2026-OIL-522056. It is hosted by OIL - Infrastructure and Logistics in Luxembourg, the Directorate-General responsible for this policy area. The role falls under the Education domain.

FAITES LA DIFFÉRENCE - REJOIGNEZ LA COMMISSION EUROPÉENNE

Voulez-vous contribuer à façonner l’avenir de l’Union européenne ? Rendre la planète plus verte, promouvoir une société plus juste ou soutenir les entreprises et l’innovation dans l’ensemble de l’UE ? Alors venez travailler à la Commission européenne, où vous aurez l’opportunité de faire la différence !

Le personnel de la Commission vient d’horizons très divers et s’emploie à faire de l’Europe - et du monde entier - un endroit où il fait bon vivre. Les membres du personnel viennent des 27 États membres de l’Union européenne. Les différentes nationalités, origines, langues et cultures font de la Commission un lieu de travail dynamique et inclusif.

NOUS OFFRONS DES EMPLOIS DE QUALITÉ ET DES CONDITIONS DE TRAVAIL ATTRACTIVES :

• Des emplois intéressants et stimulants, offrant de nombreuses possibilités de formation et d’acquisition de nouvelles aptitudes et compétences tout au long de votre carrière ;

• Des opportunités de travailler dans plusieurs domaines d’activités durant votre carrière ;

• Des conditions de travail flexibles, y compris la possibilité de télétravail - nous nous soucions de votre équilibre entre vie professionnelle et vie privée ;

• Un package financier compétitif, comprenant des régimes attractifs en matière de retraite et de couverture en cas de maladie et d’accident ;

• Un lieu de travail multilingue et multiculturel où l’évolution personnelle et professionnelle est fortement encouragée ;

• Des écoles multilingues pour vos enfants.

Nous recrutons dans un large éventail de domaines et promouvons activement la diversité et l’inclusion :

Nous ne recrutons pas seulement des politologues et des juristes, nous recherchons également tous types de profils, y compris des scientifiques, des linguistes, des experts en informatique, des analystes de données et des économistes, ainsi que des chauffeurs et des ingénieurs.

Nous sommes attachés à l’égalité des chances et à la promotion d’un environnement de travail riche, diversifié et inclusif. Nous souhaitons que notre personnel soit représentatif de la société (Référence : Appel à manifestation d'intérêt EC/2026/OIL/522056)

européenne et incitons tous les candidats qualifiés à présenter leur candidature. Nous cherchons activement à créer un lieu de travail où chaque membre du personnel se sent apprécié et respecté, peut donner le meilleur de lui-même et développer pleinement son potentiel.

Afin de promouvoir la diversité et d’établir une réserve de candidats géographiquement équilibrée, nous encourageons vivement les candidats des États membres qui sont actuellement sous-représentés au sein du personnel de la Commission européenne à postuler. Ces États membres sont actuellement l’Autriche, la Tchéquie, le Danemark, les Pays-Bas, l’Estonie, la Finlande, l’Allemagne, l’Irlande, la Lettonie, le Luxembourg, Malte, la Pologne, la Slovaquie et la Suède 1. Le recrutement restera toutefois strictement fondé sur les mérites de tous les candidats et aucun poste ne sera réservé aux ressortissants d’un État membre donné.

Pour de plus amples informations : Travailler à la Commission européenne - Commission

européenne

PERSONNEL RECRUTÉ SOUS CONTRAT

Outre les fonctionnaires permanents, la Commission européenne propose des postes non permanents. Il existe deux catégories de personnel non permanent :

> •

Les agents temporaires sont recrutés pour pourvoir des postes vacants pendant un laps

de temps déterminé ou pour exécuter des tâches hautement spécialisées.

> •

Les agents contractuels peuvent fournir une capacité supplémentaire dans des

domaines spécialisés où le nombre de fonctionnaires disponibles est insuffisant ou pour effectuer un certain nombre de tâches administratives ou manuelles. Ils sont généralement recrutés sous contrat à durée déterminée (maximum 6 ans dans les institutions de l’UE), mais, dans certains cas, ils peuvent se voir proposer des contrats à durée indéterminée (dans les offices, les agences, les délégations ou les représentations).

Pour plus d’informations sur les différentes catégories de personnel .

> 1Veuillez noter que la liste des États membres sous-représentés pourrait faire l’objet de modifications futures en fonction de l’évolution potentielle de nos statistiques au fil du temps.

(Référence : Appel à manifestation d'intérêt EC/2026/OIL/522056)

# Administrative Officer - Coordinateur administratif - Gestionnaire du CPE

# à la OIL (Office "Infrastructures et logistique" Luxembourg) de la Commission européenne

Titre du poste: Administrative Officer - Coordinateur administratif

Domaine: SERVICES de GARDE DE JOUR pour ENFANTS

Où : Unité OIL.07 - «Centre polyvalent de l‘enfance interinstitutionnel Mamer», Luxembourg

Groupe de fonctions : GF IV

Type de contrat : 3bis

Date ultime pour manifester votre intérêt jusqu'au : 27.07.2026 - 12h00 (midi, heure de Bruxelles)

NOUS SOMMES

L’Office "Infrastructures et logistique" – Luxembourg (OIL) est un office administratif qui compte

près de 430 personnes au sein de son effectif. Notre mission principale est d’offrir un espace de

travail adapté en termes de confort et de sécurité et d’assurer la mise en place d’infrastructures

sociales et logistiques pour l’ensemble du personnel de la Commission européenne à Luxembourg.

L’unité OIL.07 est responsable de la "Garderie" et du "Centre d’études et de loisirs" sur le site de

Bertrange/Mamer du Centre polyvalent de l’enfance interinstitutionnel (CPE). Elle compte environ 90

personnes, dont une équipe éducative d’environ 75 personnes.

NOUS PROPOSONS

L’unité OIL.07 propose un poste de gestionnaire, qui assurera, avec un collègue gestionnaire et en

lien étroit avec le chef et le chef adjoint de l’unité, la coordination générale des équipes éducatives

et le fonctionnement quotidien de la garderie et du centre d’études du CPE à Bertrange/Mamer.

Les tâches principales liées à ce poste de responsabilité consistent à :

- coordonner le fonctionnement de la garderie et du CEL sur le plan opérationnel ;

- coordonner l’organisation de chaque rentrée scolaire (affectation du personnel, constitution

des groupes d’enfants en tenant compte des critères pédagogiques et organisationnels, en

collaboration avec les psychopédagogues ;

- gérer les demandes d’inscription et assurer le suivi des dossiers d’enfants inscrits au CPE

tout au long de l’année scolaire ;

- coordonner le fonctionnement de l’équipe des coordinateurs éducatifs ;

- motiver et soutenir tout le personnel éducatif ; (Référence : Appel à manifestation d'intérêt EC/2026/OIL/522056)

- coordonner les relations avec les parents, répondre à leurs demandes et questions ;

- maintenir des relations avec les différents partenaires de l’unité (école européenne,

ATSEEE, APEEEL2, équipe cotisations d’OIL.05, gestionnaires du CPE Kirchberg, etc.) ;

- assurer le suivi des données administratives diverses en collaboration avec les équipes

administratives ;

- assurer le suivi des congés/absences/permanences du personnel éducatif.

NOUS RECHERCHONS

Nous recherchons une personne ayant les qualités suivantes:

• excellentes capacités d’organisation, de collaboration et de planification ;

• excellent sens de l’initiative ;

• grande autonomie et résistance au stress ;

• grande capacité d’analyse et de résolution de problèmes, approche pragmatique et structurée ;

• un réel intérêt pour les enfants ;

• excellentes capacités relationnelles et de communication ; ouverture d’esprit, empathie ;

• sens aigu de l’esprit d’équipe, du service à la clientèle (enfants inclus) ;

• très bonne connaissance des procédures administratives ;

• très bonnes capacités de communication en interne et externe, tant à l’oral qu’à l’écrit ;

• bonne connaissance des outils et logiciels bureautiques (Word, Excel, …) ;

• excellente maîtrise du français et très bonne connaissance de l’anglais ; la connaissance d´une troisième langue (niveau B2) est également requis pour les postes AC GF IV en CDI .

Une expérience solide en gestion ou coordination au sein d’une structure scolaire ou d’accueil pour enfants serait un atout important.

COMMENT MANIFESTER VOTRE INTÉRÊT ?

Afin de garantir l'égalité d'accès à tous, la Commission recrute à partir d'une base de données permanente de candidatures spontanées. Le présent appel à manifestation d'intérêt vise à aider les recruteurs à identifier les candidats potentiellement intéressés dans cette base de données.

En pratique, pour manifester votre intérêt, veuillez suivre les deux étapes suivantes :

1. Si vous n'êtes pas encore inscrit dans la base de données ouverte en permanence d'EPSO, veuillez le faire à l'adresse suivante : CAST Permanent . Veuillez sélectionner parmi les

procédures de sélection de l'agent contractuel le profil permanent CAST qui correspond le mieux à votre formation et à votre expérience.

2. Vous devez envoyer vos documents en un seul format pdf dans l'ordre suivant : 1. Votre CV 2. Formulaire de candidature dûment complété. Veuillez envoyer ces documents avant la date de clôture de la publication à l'adresse (Référence : Appel à manifestation d'intérêt EC/2026/OIL/522056)

suivante [email protected] en indiquant la référence de

l'appel à manifestation d'intérêt EC/2026/OIL/522056 en objet.

Aucune candidature ne sera acceptée après la date de clôture de la publication. (Référence : Appel à manifestation d'intérêt EC/2026/OIL/522056)

## ANNEXE

## 1. Sélection

 Suis-je éligible pour postuler ?

Vous devez remplir les critères d'éligibilité suivants lors de la validation de votre

candidature :

Nos règles prévoient que vous ne pouvez être recruté(e) en tant qu'agent contractuel auprès de la Commission européenne que si vous répondez aux critères suivants :

Critères généraux :

• Êtes citoyen(ne) d’un État membre de l’Union européenne et jouir de tous vos d

Salary at this grade

Basic monthly salary at FGIV runs from €4,449 (step 1) to €5,034 (top step), giving an annual range of roughly €53,388 to €60,408 before tax and allowances. Steps increase automatically every two years; the figures here are taken from the salary grid in the EU Staff Regulations.

Eligible staff posted away from their country of nationality also receive an expatriation allowance worth 16% of basic salary (around €712 per month at step 1 of FGIV) together with household, dependent-child, and education allowances where applicable. Take-home pay is then adjusted by the country correction coefficient for Luxembourg. For a worked example see our correction coefficients guide and the EU salaries overview.

Application timeline

This vacancy was first listed on 13 July 2026, 13 days ago.

The deadline of 27 July 2026 has now passed and this position is no longer accepting applications. Browse other current openings via the links below.

Last verified against the EU Careers feed on 24 July 2026 (2 days ago).

Where to learn more

For full responsibilities, requirements, and career progression at FGIV see our FGIV grade page; for headcount, mission, and other open vacancies at European Commission see the European Commission institution page; for the cost of living, correction coefficient, and other postings in Luxembourg see our Luxembourg location page; for related vacancies in the Education field browse our Education domain page.

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