Coordinateur(trice) du Bureau - Organisation for Economic Co-operation and Development (Paris)

About this position

The summary below is published by Organisation for Economic Co-operation and Development on the official vacancy notice. Our own analysis — salary realism, comparable openings, career trajectory, language profile — follows further down the page.

Key responsibilities

According to the vacancy notice, the role centres on the following duties:

• Provide high-level executive and administrative assistance to the Deputy Director and Director's Office
• Manage and optimize the Deputy Director's calendar: appointments, internal/external meetings, professional commitments, social functions and international engagements
• Draft, review, format and finalize correspondence, official letters, notes and documents; process official documents via eCouncil/ONE and manage translations
• Maintain accessible electronic and physical filing systems and ensure proper management of confidential documents
• Welcome and accompany visitors, including senior officials, respecting discretion and protocol rules
• Foster and maintain strong working relationships with counterparts across the Organization, national delegations, administrations, private sector and international organizations
• Filter, prioritize and manage the Deputy Director's emails: draft responses, redirect tasks, handle items not requiring personal attention, and flag urgent issues
• Prioritize incoming requests, projects and correspondence, follow up and ensure progress and deadline compliance, including those set by the Secretary-General's Cabinet

Are you eligible?

Check these requirements from the notice before investing time in an application:

• Education: Very good level of secondary education and post-secondary education or relevant experience, preferably acquired in an international organization
• Experience: Confirmed experience as personal assistant to a high-ranking national or international public official. Experience in a similar professional environment would be an advantage. Knowledge of OECD administrative rules, procedures and systems would be an advantage, or ability to learn and assimilate them quickly
• Languages: French (C2), English (B2)
• Key skills: Excellent knowledge of Microsoft Office suite, particularly Word and Outlook, Experience with PowerPoint, Experience with software tools used in the Organization (eCouncil, Concur, Conference Room Booking, SRP, ONE Author, SRM, etc.), Ability to learn and adapt quickly to new tools, Vision and strategy (level 1), Capacity building of people (level 1), Ethics and integrity (level 1), Collaboration and horizontality (level 2), Results achievement (level 1), Innovation and acceptance of change (level 1)

Selection process

The notice describes the following selection steps:

• Pre-selection
• Video recorded interview
• Professional skills assessment (September 2026)
• Jury interviews (October 2026)

Contract and working arrangements

Contract duration: Type of contract to be defined based on Department needs and confirmed in the engagement offer to the selected candidate.

Hiring unit: Employment, Labour and Social Affairs Directorate (ELS).

Position details

Reference

REF3342V

Last Verified

27 August 2026

Position overview

This is the official EU Careers listing for Coordinateur(trice) du Bureau at OECD based in Paris (Other). The vacancy reference is REF3342V. The role falls under the Administrative domain.

L’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) est une organisation internationale regroupant 38 pays Membres, qui œuvre pour la mise en place de politiques meilleures pour une vie meilleure. Notre mission consiste à promouvoir des politiques de nature à améliorer le bien-être économique et social des populations du monde entier.Aux côtés des gouvernants, des responsables publics et des citoyens, nous nous employons à établir des normes internationales fondées sur des éléments probants et à trouver des solutions à un large éventail de défis sociaux, économiques et environnementaux. Qu’il s’agisse d’améliorer les performances économiques, de créer des emplois, de renforcer les systèmes éducatifs ou encore de lutter contre la fraude fiscale internationale, nous proposons un forum et une plateforme de connaissances sans équivalent, qui permettent aux parties intéressées de trouver des données et des analyses, de partager des expériences, de mutualiser des bonnes pratiques, et d’obtenir des conseils sur les politiques publiques et l’établissement de normes internationales.

Conformément aux objectifs stratégiques du Secrétaire général, la Direction de l'emploi, du travail et des affaires sociales (ELS) coordonne les travaux que mène l'OCDE en vue de bâtir des sociétés plus solidaires et en meilleure santé, en prodiguant des conseils stratégiques relatifs à la promotion d’emplois de qualité, à l’investissement continu dans le capital humain, à la réduction de la pauvreté et de l’exclusion, à l’amélioration des systèmes de santé, à la bonne gestion des flux migratoires et à l’intégration des immigrés et de leurs enfants.

ELS est à la recherche d’un(e) coordinateur(trice) du Bureau de son Directeur, qui sera chargé(e) de mener à bien un large éventail de tâches administratives et d’assistant(e) personnel(le) auprès du Directeur adjoint et du Bureau du Directeur. Le/La candidat(e) retenue travaillera sous la supervision du Directeur adjoint.

Responsabilités principales

Assistance et gestion de direction

- Assurer des tâches d’assistance de direction et de gestion administrative de haut niveau auprès du Directeur adjoint et du Bureau du Directeur, en veillant au bon déroulement des activités quotidiennes. - Gérer et optimiser le calendrier du Directeur adjoint: rendez-vous, réunions internes/externes, engagements professionnels, fonctions sociales et engagements internationaux. - Rédiger, relire, mettre en forme et finaliser la correspondance courante, les lettres officielles, les notes et les documents; traiter les documents officiels via eCouncil/ONE et gérer les traductions selon les besoins. - Tenir à jour un système de classement électronique et physique accessible et assurer la bonne gestion des documents confidentiels. - Accueillir et accompagner les visiteurs, y compris les hauts responsables, dans le respect des règles de discrétion et du protocole. - Favoriser et entretenir de solides relations de travail avec ses homologues dans l’ensemble de l’Organisation (par ex., bureaux du Secrétaire général/des Secrétaires généraux adjoints), les délégations nationales, les administrations, le secteur privé et les organisations internationales.

Communication et information

- Filtrer, hiérarchiser et gérer les courriels du Directeur adjoint: rédiger les réponses, réorienter les tâches, traiter les éléments ne nécessitant pas l’attention personnelle du Directeur adjoint, et signaler les questions urgentes. - Hiérarchiser les demandes, projets et courriers entrants, en assurer le suivi et veiller à leur avancement et au respect des délais, notamment ceux fixés par le Cabinet du Secrétaire général. - Coordonner les tâches quotidiennes au sein du Bureau du Directeur et assurer une circulation efficace de l’information avec les divisions internes, les délégations et les partenaires externes. - En l’absence du Directeur adjoint, évaluer et faire remonter les problèmes nécessitant une attention immédiate et assurer la liaison avec les conseillers en conséquence. - Veiller à ce que les informations soient communiquées clairement et en temps voulu au personnel et aux acteurs concernés.

- Entretenir une communication professionnelle et courtoise, au nom du Bureau du Directeur, avec les interlocuteurs internes et externes.

Coordination des missions et des événements

- Organiser et gérer les aspects logistiques et administratifs des réunions dirigées par le Bureau du Directeur: réservations de salles, restauration, modalités techniques, mise en forme des documents, invitations et coordination avec les unités de soutien internes. - Recenser et rassembler les informations à l’intention du Directeur adjoint avant les réunions importantes en fonction des informations et du programme. - Organiser selon les besoins les missions du Directeur adjoint et du personnel du Bureau du Directeur: vols, hôtels, inscriptions, visas, ordres de mission Concur, demandes de remboursement et suivi des remboursements. - Préparer et réunir les documents de référence, notes de synthèse et informations utiles pour les réunions et les missions. - Assurer la liaison avec les responsables publics, les autorités locales et les co-organisateurs afin de garantir le respect du protocole, la sécurité et la bonne organisation logistique des réunions et des missions à l’étranger.

Autres tâches

- Travailler en collaboration et de manière constructive avec les assistants d’ELS et l’ensemble de l’Organisation. - Contribuer aux initiatives à l’échelle de la Direction visant à renforcer l’esprit d’équipe et le bien-être. - Favoriser les gains d’efficience grâce à l’automatisation des processus de routine, l’amélioration continue des méthodes de travail et l’utilisation d’outils. - Remplacer le/la Responsable du Bureau en cas d’absence. - S’acquitter d’autres tâches connexes, le cas échéant.

Profil idéal

Formation

- Très bon niveau d’études secondaires et formation postsecondaire ou expérience pertinentes, acquise de préférence dans une organisation internationale.

Expérience professionnelle

- Expérience confirmée en tant qu’assistant(e) personnel(le) d’un responsable public national ou international de haut rang. L’expérience dans un environnement professionnel similaire constituerait un avantage. - La connaissance des règles, procédures et systèmes administratifs de l’OCDE serait un avantage, ou l’aptitude à les apprendre et les assimiler rapidement.

Outils

- Excellente connaissance de la suite logicielle Microsoft Office, en particulier, Word et Outlook. Une expérience de l’utilisation de PowerPoint serait un atout. - Expérience des progiciels utilisés dans l’Organisation (eCouncil, Concur, Réservation des salles de conférence, SRP, ONE Author, SRM, etc.). - Capacité à apprendre et à s’adapter rapidement à de nouveaux outils. Compétences clés

Les membres du personnel de l’OCDE sont censés faire preuve d’un comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre d’emploi: Vision et stratégie (niveau 1); Renforcement des capacités des personnes (niveau 1); Éthique et intégrité (niveau 1); Collaboration et horizontalité (niveau 2); Obtention de résultats (niveau 1); Innovation et acceptation du changement (niveau 1).

- Pour en savoir plus sur les définitions des niveaux de maîtrise 1 à 3 associés à chaque compétence, veuillez vous référer au Cadre de compétences clés de l’OCDE.

Langues

- Parfaite maîtrise d’une des deux langues officielles de l’OCDE (le français et l’anglais) et connaissance de l’autre langue, que la personne retenue s’engage à porter à un bon niveau.

Date de clôture

- Les fonctions décrites ci-dessus seront pourvues dès que possible, et les candidatures devront nous parvenir au plus tard le 20 Septembre à 23H59 (heure de Paris).

Durée du contrat

- Le type de contrat sera défini en fonction des besoins du Département et sera confirmé lors de l'offre d'engagement faite au candidat sélectionné.

Veuillez noter que, conformément aux Statut et Règlement applicables aux agents de l’Organisation, l’âge de départ obligatoire à la retraite est fixé à 67 ans.

Ce qu’offre l’OCDE

- Salaire mensuel de base initial de 4 502.33 EUR, plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle, la rémunération globale étant exonérée d’impôt sur le revenu en France. - Cliquez ici pour consulter les Statut, règlement et instructions applicables aux agents de l’OCDE. Veuillez noter que toute personne nommée agent·e à compter du 1er juillet 2025 sera engagée conformément aux nouvelles modalités contractuelles de l’OCDE. - Cliquez icipour en savoir plus sur ce que propose l’OCDE et sur son environnement de travail exceptionnel. - Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin d’en savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de l’Organisation, à notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destinées à faciliter le quotidien des agents. - Veuillez noter que la personne retenue pourra être engagée à un grade inférieur, en fonction de ses qualifications et de son expérience professionnelle. - La présente offre d’emploi pourrait servir à la constitution d’un vivier de candidat·es jugé·es aptes à exercer des fonctions comparables dans le cadre d’un engagement de durée indéterminée ou déterminée.

Processus de sélection

Pour les personnes retenues à l’issue de la présélection, le processus de sélection pourra comporter un entretien sous forme d’enregistrement vidéo et une évaluation des compétences professionnelles prévue en septembre 2026. Les entretiens avec un jury sont prévus en octobre 2026.

Application timeline

This vacancy was first listed on 18 August 2026, 10 days ago.

No closing date is published in the source feed for this position. EU vacancies typically remain open for four to eight weeks; check the official vacancy notice for the cut-off date and time.

Last verified against the EU Careers feed on 27 August 2026.

Where to learn more

For headcount, mission, and other open vacancies at OECD see the OECD institution page; for the cost of living, correction coefficient, and other postings in Paris see our Paris location page; for related vacancies in the Administrative field browse our Administrative domain page.

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